En la actualidad, son muchas las empresas que han incorporado en el día a día los controles de acceso y presencia para mantener una gestión mucho más eficiente de los recursos humanos con los que cuentan. Por decirlo de una manera más sencilla, podemos decir que permiten ahorrar bastante tiempo en el hecho de controlar el horario de llegada de los empleados a su puesto de trabajo, así como para proporcionar los accesos necesarios para llevar a cabo la actividad productiva.
De esta manera, no es necesario que los empleados tengan que rellenar partes o hojas de asistencia, sino que, con tan sólo utilizar una tarjeta con un código de barras para acceder al recinto, la asistencia y el control de las horas quedan registrados en el propio sistema informático de la organización.
Además, estas tarjetas con código de barras se pueden configurar de tal manera que algunos empleados autorizados pueden tener acceso a áreas restringidas por distintas razones y donde llevan a cabo su actividad laboral. Por este motivo, en este artículo te vamos explicar las ventajas de los lectores de códigos de barras y su uso en el control de acceso y presencia.
¿Qué son los lectores de códigos de barras?
Los lectores de códigos de barras son un tipo de dispositivo electrónico que sirve para realizar distintas lecturas de códigos de barras, como su propio nombre indica. Esta lectura la puede realizar gracias al láser que incorpora en el láser o lector de área Imager, que se encarga de enviar los datos que se incluyen previamente en dicho código desde el propio sistema informático y que va conectado vía WIFI por Bluetooth o por cable a otro terminal, como un ordenador, un smartphone o tablet, desde donde se puede gestionar y almacenar toda la información que se obtiene con la lectura.
Por este motivo, este tipo de dispositivos se empezaron a utilizar ampliamente en las tiendas y en los supermercados, para gestionar y llevar un control de los productos que hay en stock y facilitar o agilizar las ventas. También se han utilizado ampliamente en el campo de la sanidad, en centros sanitarios, hospitales y clínicas, así como en almacenes y en centros de logística, en festivales, conciertos, etc. Esto se debe a que permiten identificar objetos, productos, animales o personas para poder gestionar datos para vender productos o proporcionar algún tipo de servicio, ya sea público o privado.
Estos lectores han supuesto toda una revolución en el sector comercial y de servicios, así como de atención al cliente o al paciente. Si te preguntas por qué, te diremos que gracias a su uso se ha permitido ahorrar mucho trabajo gracias a la automatización del mismo y, así, se ha conseguido incrementar la eficiencia en muchos puestos de trabajo, ya que se evita cometer todo tipo de errores humanos. Y, por supuesto, esto ha tenido su reflejo en el control de acceso y presencia en determinadas empresas, tales como las de producción industrial, entre otras.
Ventajas de los lectores de códigos de barras
Como hemos comentado con anterioridad, los lectores de códigos de barras se utilizan, primeramente, para avanzar y agilizar el trabajo, pero también para evitar errores humanos o fallos al contar, ya que con tan sólo enfocar el láser sobre un código de barras se consigue tener acceso a la información que contiene y el producto o usuario al que acompaña.
Esto es posible gracias a que se puede conectar a un terminal, lo que permite atender mucho mejor y más rápido a los clientes o a los usuarios, así como llevar a cabo un control mucho más eficiente del stock en los entornos comerciales, así como permitir reducir los costes en los procesos productivos, así como incrementar la seguridad, como sucede en el caso del control de acceso y presencia.
Es decir, todas las ventajas se pueden aplicar al control de los trabajadores y trabajadoras de una empresa u organización, para llevar a cabo el conteo de las horas trabajadas, de la puntualidad y de los accesos a determinadas zonas gracias al que el código de barras que se puede imprimir en una tarjeta que puede funcionar incluso con tecnología RFID.
¿Por qué usar lectores de códigos de barras en el control de acceso y presencia?
Antes hemos dicho que el control de acceso y presencia busca llevar el control de las horas trabajadas en una empresa. De esta manera, constata el momento en que el personal entra y sale, por lo que no se realiza de manera manual. Por este motivo, es un sistema mucho más fiable que tiene repercusiones positivas en cuanto a la productividad, aunque es uno de los métodos más estrictos que se deben utilizar, por ejemplo, en empresas de producción.
Para gestionar eficientemente los turnos rotativos y la puntualidad
Precisamente, es en estas empresas de producción industrial donde los relevos o turnos rotativos son vitales para mantener la actividad. Del mismo modo, permite el control de la puntualidad de manera individual de cada empleado/a y todos estos datos se pueden gestionar en cualquier terminal, sea un smartphone, una tablet o un ordenador.
Permite que se cumplan los horarios pactados en el contrato
De esta manera, al utilizar los lectores de códigos de barras en el control de acceso y presencia, se permite que el empresario/a o el encargado/a de esta área compruebe que se cumplen los horarios pactados en el contrato de una manera sencilla, ya que son los propios empleados los que dejan constancia de sus movimientos, entradas, salidas y ausencias.
Una mejor gestión en el conteo de las horas extra y de las vacaciones
Esta información, además, puede servir para que cada trabajador/a pueda cumplir la jornada laboral y llevar un conteo de las horas fiable en caso de discrepancia o en caso de ocurrir cualquier problema en el que se exijan responsabilidades. No obstante, además, de combatir el absentismo laboral, también se pueden controlar mejor las vacaciones, así como remunerar las horas extras con facilidad, ya que se suman automáticamente al pasar la tarjeta por el lector de códigos de barras para entrar o salir.
Es un proceso más rápido y eficiente para trabajadores y empresarios
Asimismo, los trabajadores también ganan tiempo, ya que no deben quedarse a rellenar las hojas de control de asistencia. En definitiva, podemos decir que utilizar los lectores de códigos de barras en el control de acceso y presencia tiene grandes ventajas que se pueden aprovechar tanto los trabajadores/as como los encargados o empresarios gracias a una mejor organización y gestión de las entradas y salidas.
En conclusión, debemos decir que la incorporación de lectores de códigos de barras en el control de acceso y presencia ha transformado la gestión laboral de una manera brutal. Estos dispositivos agilizan el registro de asistencia, eliminan errores y mejoran la eficiencia en diversos sectores. Desde la supervisión de turnos rotativos hasta la gestión de horas extras y vacaciones, estos lectores ofrecen beneficios tanto para empleados como para las propias empresas, al optimizar la organización y permitir un seguimiento preciso de las actividades laborales.
